Notionとは?特徴・使い方・活用法を初心者向けに分かりやすく紹介!

悩んでる人

Notionって何ができるの?

hideharu

こういった疑問に答えます。

「Notionって便利そうだけど、自分に合っているのかな?」
「他のメモアプリやタスク管理ツールと何が違うの?」

こんな疑問を持っているあなたに向けて、この記事ではNotionの特徴やメリット・デメリットを徹底解説します。

Notionは、メモ・タスク管理・データベースなどを1つのツールでまとめて管理できるオールインワンアプリです。

自由度が高く、個人利用はもちろん、チームでのプロジェクト管理や企業の情報共有にも活用できます。

一方で、機能が多すぎて使いこなすのが難しい、日本語対応が不完全などの注意点もあります。

この記事を読めば、Notionがあなたにとって本当に必要なツールなのかが分かります!

Notionの基本から活用法まで詳しく紹介するので、ぜひ最後まで読んでみてください。

目次

Notionの特徴とは?基本を知ろう

① Notionとは?概要と基本機能

Notionは、ドキュメント作成、タスク管理、データベース、Wiki機能などを備えたオールインワンのノート・管理ツールです。

個人のメモからチームでのプロジェクト管理まで、さまざまな用途に活用できます。

最大の特徴は、ページを自由にカスタマイズできる点です。テキスト、画像、チェックリスト、コードブロックなど、さまざまなブロックを組み合わせて、自分に合ったワークスペースを作成できます。

また、クラウドベースのツールなので、PC、スマホ、タブレットなど複数のデバイスからアクセス可能。リアルタイムで同期されるため、どこでも作業が続けられるのも魅力です。

② Notionの魅力と他ツールとの違い

Notionは「Evernote」「Googleドキュメント」「Trello」などのツールと比較されることが多いですが、それらを一つに統合できるのが最大の特徴です。

たとえば、Trelloのようなカンバンボードを作りつつ、Googleドキュメントのようなメモを管理し、Evernoteのように情報をストックすることが可能。
そのため、複数のツールを使い分ける手間を省き、一つのプラットフォームで完結できるのが大きな強みです。

さらに、Notionはデータベース機能が充実しており、情報を整理しやすいのもポイント。タスク管理、ナレッジ管理、学習ノートなど、用途に応じて柔軟にカスタマイズできます。

③ 無料版と有料版の違い

Notionには無料版と有料版があり、無料版でも十分な機能を使えますが、いくつかの制限があります。

項目無料版有料版(Plusプラン以上)
ストレージ容量無制限無制限
ファイルアップロード5MBまで無制限
履歴機能7日間30日~無制限(プランによる)
ゲスト招待10人まで100人~250人(プランによる)

上記は2025年1月時点

特に大容量のファイルをアップロードしたい場合や、履歴機能を活用したい場合は有料版がおすすめです。

一方、個人利用や簡単なメモ管理なら無料版でも十分に活用できます。

無料版と有料版と違いの最新は公式サイトをご覧ください。

Notionの主な特徴とメリット

① オールインワンツールとしての利便性

Notionは、タスク管理、ノート作成、データベース、Wikiなど複数のツールを一つにまとめられるのが最大の利点です。

たとえば、プロジェクト管理には「Trello」、ドキュメント作成には「Googleドキュメント」、ナレッジ管理には「Evernote」などを使い分けるのが一般的ですが、Notionならこれらを一つに集約し、よりシンプルに管理できます

そのため、個人の情報整理だけでなく、チームでのプロジェクト運営にも最適なツールと言えます。

② 直感的な操作性とカスタマイズの自由度

Notionのもう一つの特徴は、ドラッグ&ドロップで自由にページをカスタマイズできることです。

たとえば、タスクリストをページの上部に配置し、その下に会議の議事録や参考資料を並べる、といったレイアウトが簡単に作れます。

また、各ブロック(テキスト、画像、データベースなど)を組み合わせて、自分だけの使いやすいワークスペースを構築できるのも魅力です。

③ 豊富なテンプレートで効率アップ

Notionには、プロジェクト管理、タスク管理、日記、勉強ノート、ブログ管理など多彩なテンプレートが用意されており、初心者でもすぐに使い始められます

特に、仕事や学習向けのテンプレートは充実しており、ゼロから作るよりも効率的に運用できます。
さらに、自分で作成したテンプレートを保存し、繰り返し使うことも可能です。

④ クラウド同期でどこでもアクセス可能

Notionはクラウドベースのアプリケーションであり、インターネットに接続されていれば、どのデバイスからでもアクセスできます。

これにより、オフィス、自宅、外出先など、場所を問わず作業を継続することが可能です。 また、リアルタイムでのデータ同期により、最新の情報に常にアクセスできます。

⑤ チームでの共同作業に最適

Notionは、複数人での同時編集やコメント機能を備えており、チームでの共同作業に適しています。

たとえば、プロジェクトの進捗状況を共有したり、会議の議事録をリアルタイムで作成・共有することができます。 これにより、コミュニケーションの円滑化と情報共有の効率化が図れます。


このように、Notionには多くの魅力があり、特に情報を一元管理したい人にとっては最適なツールです。
次のセクションでは、Notionのデメリットや注意点について解説します。

Notionのデメリットや注意点

① 機能が多すぎて使いこなすのが難しい?

Notionは多機能で自由度が高い一方で、「何をどう使えばいいのか分からない」と感じる人も少なくありません。
特に、初めて使う人にとっては、ページ作成やデータベース機能の概念を理解するのに時間がかかることがあります。

たとえば、Googleドキュメントのようなシンプルなテキストエディタとは異なり、Notionでは「ブロック」という単位で情報を管理します。
このブロックの概念に慣れるまでに、ある程度の学習が必要です。

また、タスク管理やデータベース機能を活用しようとすると、関数やフィルター設定など、やや高度な操作が求められます。

「とにかく簡単にメモを取りたいだけ」という人には、逆に使いにくく感じるおそれがあるので注意が必要です。

② 日本語対応の不完全さ

Notionはもともと英語圏のユーザー向けに開発されたツールのため、日本語対応が完全ではありません

2021年に日本語版がリリースされましたが、メニューやインターフェースの一部が英語のまま残っていたり、翻訳が不自然な部分があったりします。

また、検索機能では日本語の形態素解析(単語の区切り)が不完全なため、正しく検索できないことがあるのも課題の一つです。

たとえば、「予定」と検索した際に「予定表」などの単語がヒットしない場合があり、検索精度を向上させる工夫が必要です。

このような問題を回避するためには、タグやキーワードを英語表記にする、フォーマットを統一して管理するなどの方法が考えられます。

それでも、完全に日本語環境に最適化されているとは言えないため、今後のアップデートに期待したいところです。

③ 他のツールとの連携性は?

Notionは単体でも十分な機能を持つツールですが、他のアプリとの連携は少し制限があります

たとえば、Googleカレンダーとの同期は公式にはサポートされておらず、外部ツール(Zapierなど)を経由して連携させる必要があります。
これに比べ、TrelloやEvernoteなどはGoogleカレンダーと簡単に連携できるため、スケジュール管理を重視する人には物足りなく感じるかもしれません。

また、 NotionにはAPIがあるものの、ZapierやMake(旧Integromat)といった外部サービスを使わないと、他のツールとの自動連携が難しいのが現状です。
たとえば、SlackのメッセージをNotionのデータベースに自動追加するなどの機能を実現するには、カスタマイズが必要になります。

そのため、Notion単体で使う場合は問題ありませんが、既存のワークフローに統合する場合は、連携方法をよく検討する必要があります。

④ モバイル版の使い勝手

Notionにはスマートフォンやタブレット向けのアプリがありますが、PC版と比べると使い勝手がやや劣ります

特に、モバイル版ではドラッグ&ドロップ操作がしづらく、ページの編集やレイアウト調整に時間がかかることがあります。

また、 オフラインでの使用に制限がある点も注意が必要です。
モバイル版では、事前に開いたページは閲覧できますが、新しいページの作成や編集はインターネット接続が必要になる場合があります。

とはいえ、ちょっとしたメモを取る、タスクを確認するなどの用途では十分に使えるため、PCと併用すると便利に活用できます。

Notionの活用シーン別の特徴

① 個人のタスク管理・メモ帳として使う

Notionは個人用のタスク管理やメモ帳として非常に優れています。
特に、ToDoリストやプロジェクト管理を自分なりにカスタマイズできる点が大きな魅力です。

たとえば、以下のような使い方ができます。

  • シンプルなToDoリストを作成し、完了したタスクをチェックする
  • アイデアメモや日記を時系列で記録する
  • 読書メモや学習ノートをまとめる

カレンダーやデータベース機能を組み合わせれば、長期的な目標管理にも活用できます。

また、マークダウン形式での入力が可能なため、見出しやリストを簡単に整理できるのも便利なポイントです。

② 仕事のプロジェクト管理に活用

Notionは、仕事のプロジェクト管理ツールとしても強力な機能を持っています。
特に、タスク管理や進捗確認に適したデータベース機能があり、カンバンビューやタイムラインビューを活用することで、効率的にプロジェクトを管理できます。

たとえば、以下のような使い方が可能です。

  • チームのタスク管理ボードを作成し、担当者ごとにタスクを割り当てる
  • 進捗状況を可視化し、期日を設定してスケジュール管理を行う
  • 会議の議事録を共有し、タスクと連携させる

GoogleドライブやSlackと組み合わせることで、さらに業務効率を向上させることができます。

③ 学習・研究ノートとしての使い方

学生や研究者にとって、Notionは情報整理に最適なツールです。
ノートをカテゴリごとに整理したり、学習計画を作成したりするのに役立ちます。

たとえば、以下のような使い方ができます。

  • 講義ごとにノートを作成し、資料やメモをまとめる
  • 調査データをデータベース化し、検索しやすくする
  • 研究テーマごとに情報を整理し、論文執筆に活用する

特にデータベース機能を活用すれば、学習進捗を記録し、復習計画を立てるのに役立ちます。

④ チームや企業での情報共有ツールとして活用

Notionは、個人利用だけでなく、企業やチームでの情報共有ツールとしても非常に優れています。
社内Wikiやマニュアル、プロジェクト管理など、さまざまな用途に活用できます。

たとえば、以下のような使い方が可能です。

  • 社内Wikiとして活用:業務マニュアルやガイドラインを作成し、社内の知識を一元管理する
  • プロジェクトの進捗共有:チームの作業状況を可視化し、効率的に業務を進める
  • アイデア共有の場として:議事録やブレインストーミングのメモをチーム内で共有する

Notionのコメント機能を使えば、リアルタイムでフィードバックを行うことも可能です。
また、アクセス権限を設定することで、特定のメンバーのみに情報を公開することもできます。

Notionを使うべき人・向いていない人

① Notionが向いているのはこんな人

Notionは、多機能で自由度の高いツールですが、特に以下のような人に向いています。

  • タスク管理やメモを一元化したい人:複数のツールを使わず、1つのアプリで完結させたい
  • カスタマイズ性を重視する人:自分好みにレイアウトや機能を調整したい
  • データを整理して管理したい人:データベース機能を活用し、情報を効率よく整理したい
  • チームでのコラボレーションを円滑にしたい人:リアルタイムで情報を共有し、共同作業を行いたい

特に、プロジェクト管理や知識の蓄積を重視する人には最適なツールです。

② Notionが向いていないのはこんな人

一方で、Notionが向いていないと感じる人もいます。
以下のようなケースでは、他のツールのほうが適しているかもしれません。

  • シンプルなToDoリストだけが欲しい人:タスク管理に特化したツール(TodoistやTrello)の方が直感的に使いやすい
  • スピード重視で作業を進めたい人:多機能ゆえに、学習コストがかかるため、すぐに使いこなすのが難しい
  • オフライン環境で作業をしたい人:インターネット接続が必須で、オフライン環境では一部の機能が制限される

Notionの特性を理解し、自分の作業スタイルに合うかどうかを見極めることが重要です。

Trelloについては以下の記事を参考にどうぞ。

③ 他ツールと比較して選ぶポイント

Notionを導入するかどうかを判断する際は、他のツールと比較することも大切です。
たとえば、以下のようなツールと比較検討するとよいでしょう。

  • Evernote:ノートやメモの管理に特化しており、検索機能が強力
  • Trello:シンプルなタスク管理ができ、カンバン方式で進捗を管理しやすい
  • Google Keep:手軽にメモを取ることができ、Googleサービスとの連携が強い
  • ClickUp:プロジェクト管理に特化し、ガントチャートやタスク管理が充実

あなたの目的に最も適したツールを選ぶことが、作業効率の向上につながります。

Trelloについては以下の記事を参考にどうぞ。

Notionの始め方と基本操作

① Notionのアカウント作成と初期設定

Notionを使い始めるには、まずアカウントを作成する必要があります
以下の手順で簡単に登録できます。

STEP
Notionの公式サイトにアクセス

Notionの公式サイト(https://www.notion.com/ja/product)にアクセスします。

STEP
「無料でNotionをダウンロード」をクリック

「無料でNotionをダウンロード」をクリックします。

STEP
GoogleアカウントやApple ID、またはメールアドレスで登録

GoogleアカウントやApple ID、またはメールアドレスで登録します。

STEP
ユーザー名やプロフィール情報を入力
STEP
個人利用かチーム利用かを選択

登録が完了すると、Notionの基本ページが表示され、すぐに使用できます。
最初は「Getting Started」というチュートリアルページがあるので、一通り読んでみるのがおすすめです。

また、スマートフォンアプリ(iOS/Android)やデスクトップ版アプリ(Windows/Mac)も提供されているので、環境に応じてインストールしておくと便利です。

② 基本の使い方(ページ作成・データベース・ブロック操作)

Notionでは、情報を「ページ」として管理します。
ページの中には「ブロック」と呼ばれる要素を追加でき、テキスト、画像、チェックリスト、データベースなど、自由にカスタマイズ可能です。

ページを作成する手順

  1. 左のサイドバーで「+New Page」をクリック
  2. ページ名を入力
  3. 必要に応じて、アイコンやカバー画像を設定

ブロックの基本操作

ページ内で「/(スラッシュ)」を入力すると、さまざまなブロックが表示されます。
例えば、

  • /text → 通常のテキスト
  • /h1、/h2、/h3 → 見出し
  • /bullet → 箇条書きリスト
  • /todo → チェックボックスリスト
  • /table → テーブル(簡易的な表)
  • /database → データベース(詳細は後述)

これらを組み合わせることで、シンプルなメモから高度なタスク管理システムまで自由に構築できます。

データベースの活用

Notionの大きな魅力の一つが、データベース機能です。
データベースを作成すると、以下のようなことができます。

  • タスク管理 → 進捗状況や期限を記録
  • 読書リスト → 読んだ本のデータを整理
  • プロジェクト管理 → チームでタスクを共有

データベースは、リスト・テーブル・カレンダー・カンバンボードなど、さまざまな形式で表示できるので、用途に応じて選びましょう。

③ おすすめのテンプレート活用術

Notionには、あらかじめ用意されたテンプレートが多数あり、初心者でもすぐに実用的なページを作成できます
テンプレートの活用方法は以下のとおりです。

  1. 左サイドバーの「Templates」をクリック
  2. カテゴリ別のテンプレートを選択(例:タスク管理、読書リスト、プロジェクト管理など)
  3. 「Use this template」をクリックして適用

特におすすめのテンプレートとして、

  • 「Weekly Agenda」(週間タスク管理)
  • 「Project Tracker」(プロジェクト進行管理)
  • 「Personal Wiki」(個人用情報整理)

などがあります。
テンプレートをカスタマイズすることで、より自分に合ったワークスペースを作ることが可能です。

Notionの特徴を活かして快適に使うコツ

① 効率的なページ管理のポイント

Notionを長く使っていると、ページが増えて管理が難しくなることがあります。
以下のポイントを意識すると、スムーズに整理できます。

  • フォルダ(データベース)を活用する → 関連するページをまとめる
  • タグを付ける → カテゴリー別に分類できるようにする
  • 重要なページは「お気に入り」に追加 → すぐにアクセスできるようにする

また、トップページに「ポータルページ(ダッシュボード)」を作成し、よく使うページへのリンクを配置**すると、より快適に管理できます。

② タグ・データベース機能の活用法

データベースには、「タグ」機能を活用することで、情報の分類や検索がしやすくなります
たとえば、読書リストを作成する場合、以下のようなタグを設定すると便利です。

本のタイトルジャンル読了状況
7つの習慣ビジネス読了
深夜特急小説未読

このように、タグを活用すると情報を整理しやすくなり、検索機能も向上します

③ ワークスペースを整理するテクニック

Notionは自由度が高いため、使い続けるうちにページが増えてごちゃごちゃしがちです。
ワークスペースを整理することで、より快適に使えるようになります。

以下のテクニックを活用すると、効率よく情報を管理できます。

  • トップページを作成する
    重要なページを一覧にまとめた「ホームページ」を作ると、アクセスしやすくなります。
    例えば、「タスク管理」「メモ」「プロジェクト管理」などのセクションを作ると便利です。
  • カテゴリごとにフォルダ(データベース)を作る
    ページが増えると、探すのが大変になります。
    データベースを活用し、「仕事」「プライベート」「学習」などカテゴリ分けすると管理しやすくなります。
  • アイコンやカバー画像を設定する
    視覚的にわかりやすくなるので、どのページが何のためのものかすぐに判断できます。
    例えば、タスク管理のページには「チェックマーク」のアイコンをつけると直感的にわかります。
  • アーカイブを活用する
    使わなくなったページは削除せず、アーカイブフォルダを作ってまとめると、スッキリ整理できます。

ワークスペースを整理することで、情報を探す時間が減り、より快適にNotionを活用できます。

④ 便利なショートカットキー一覧

Notionでは、ショートカットキーを活用すると、作業スピードを大幅に向上させることができます。
特によく使うショートカットキーを覚えておくと、効率的に操作できます。

基本操作のショートカット

  • Ctrl + N(Mac: Cmd + N):新しいページを作成
  • Ctrl + Shift + N(Mac: Cmd + Shift + N):新しいウィンドウを開く
  • Ctrl + P(Mac: Cmd + P):ページ内検索

テキスト編集のショートカット

  • Ctrl + B(Mac: Cmd + B):太字
  • Ctrl + I(Mac: Cmd + I):斜体
  • Ctrl + Shift + H(Mac: Cmd + Shift + H):ハイライト

ブロック操作のショートカット

  • /h1 /h2 /h3:見出しを作成
  • /table:テーブルを作成
  • /todo:チェックリストを作成
  • /quote:引用ブロックを作成

ページ整理のショートカット

  • Ctrl + ← / →(Mac: Cmd + ← / →):前のページ・次のページへ移動
  • Ctrl + D(Mac: Cmd + D):ページを複製
  • Ctrl + Shift + U(Mac: Cmd + Shift + U):最近更新されたページを表示

ショートカットキーを活用すれば、マウス操作を減らし、より快適にNotionを操作できます。

まとめ|Notionの特徴を理解して賢く活用しよう

Notionは、メモやタスク管理、プロジェクト管理など、多様な用途に対応できるオールインワンツールです。
その柔軟性と高いカスタマイズ性により、個人からチームまで幅広く活用できます。

この記事で紹介したポイントを振り返りましょう。

Notionの特徴とメリット

  • オールインワンツールとして、メモ・タスク・データベースなどを統合管理できる
  • 直感的な操作性で、誰でも簡単に使い始められる
  • 豊富なテンプレートで、作業の効率を大幅に向上できる
  • クラウド同期により、どこからでもアクセス可能
  • チームでの共同作業に最適で、リアルタイム編集やコメント機能を活用できる

Notionのデメリットや注意点

  • 機能が多すぎて、 最初は使いこなすのが難しい
  • 日本語対応が完全ではない ため、検索精度やUIに不便を感じることがある
  • 他ツールとの連携が限定的 で、Googleカレンダーとの同期が公式にサポートされていない
  • モバイル版はPC版と比べて操作性が劣る

Notionの活用シーン

  • 個人のタスク管理やメモ帳 として、情報を一元管理できる
  • プロジェクト管理ツール として、チームでの進捗共有やタスク管理に活用可能
  • 学習ノートや研究メモ を整理し、効率よく知識を蓄積できる
  • 企業の情報共有ツール として、社内Wikiやマニュアル作成に最適

Notionを活用するコツ

  • ワークスペースを整理 して、効率的に情報を管理する
  • タグやデータベース機能 を活用し、検索しやすい環境を作る
  • ショートカットキー を活用して、作業スピードを向上させる

Notionは、使いこなすことで 「あなただけの最適なワークスペース」 を作ることができるツールです。
最初は機能の多さに戸惑うかもしれませんが、基本を押さえながら少しずつ活用範囲を広げると、効率的な情報管理が可能になります。

あなたの目的に合わせて、Notionを最大限に活用してみてください!

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