エクセル便利機能「フラッシュフィル」の使い方

目次

エクセル「フラッシュフィル」とは

① フラッシュフィルとは?

エクセルのフラッシュフィル機能は、ユーザーが行いたいデータ整形のパターンを学習し、大量のデータを瞬時に整えることができる非常に強力なツールです。

初めてエクセルフラッシュフィルを使用する方にとって、この機能の魔法のような働きは業務効率化の大きな助けとなります。

例えば、名前のリストが姓と名で一緒になっている場合、フラッシュフィルを使えば簡単に姓と名を分けることができます。また、日付や電話番号の形式を一括で変更する作業も、この機能を利用することで素早く行えます。

この機能の素晴らしさは、複雑な関数を一切使用せずに直感的な操作でデータ処理が可能になる点にあります。ユーザーが行いたいデータ整形を一例示すだけで、エクセルはそのパターンを認識し、残りのデータに対して同じ処理を自動的に適用してくれます。

フラッシュフィルは、データ入力の手間を大幅に削減し、作業の正確性を向上させるために設計されています。繰り返し作業における時間の節約だけでなく、入力ミスの減少にも寄与するため、多くのビジネスシーンでの活用が期待されています。

さらに、フラッシュフィルはエクセルの中級者になるとより高度な使い方が可能になり、複雑なデータ処理作業も簡単にこなせるようになります。この機能をマスターすることで、エクセルを使った業務効率化の道が大きく拓けます。

② フラッシュフィルの活用シーン

エクセルフラッシュフィルは、様々な業務でのデータ処理を効率化するのに役立ちます。

特に、データの形式を一括で変更したい時や、一定のパターンに基づいてデータを整理したい場合に非常に便利です。 例えば、顧客リストに含まれるフルネームを姓と名に分けたい、あるいは複数の列にわたって入力された住所情報を一つの列にまとめたいといった作業が挙げられます。

実務では、報告書の作成やデータ分析に先立って、まずデータの整理から始めることが多いですが、この初期段階の作業に非常に時間がかかることがあります。フラッシュフィルを活用することで、このような時間を要する作業を短縮し、より本質的な分析や企画立案に時間を割くことができるようになります。

また、エクセルフラッシュフィルは、定期的に行う業務報告やデータ更新作業にも有効です。毎月類似のフォーマットで報告書を作成する場合、一度フラッシュフィルを用いてデータ整形のルールを作成しておけば、次回からはそのルールに従って自動的にデータ整形が行われるため、作業効率が大幅に向上します。

このように、エクセルフラッシュフィルは多種多様なシーンでその力を発揮します。効率的なデータ処理を可能にするこの機能を活用することで、業務の質とスピードの両方を向上させることができるでしょう。

③ フラッシュフィルの基本的な使い方

エクセルフラッシュフィルを使用するには、まずエクセルのバージョンが2013以降であることを確認してください。

初めてフラッシュフィルを使用する方は、簡単なデータ整形から始めることをおすすめします。 例えば、名前の列が「姓 名」の形式で入力されており、これを「姓」と「名」の二つの列に分けたい場合、一つのセルに手動で正しい形式を入力し、そのセルを選択した状態でフラッシュフィルの機能を実行します。

エクセル2013以降では、データタブのフラッシュフィルボタンをクリックするか、キーボードショートカット「Ctrl + E」を使用することでフラッシュフィルを実行できます。操作を行うと、エクセルはユーザーが入力した例からパターンを学習し、残りのデータに対して同じ整形を自動的に適用します。

フラッシュフィルを使用する際には、正しいパターンが適用されるように、明確かつ一貫性のある例を示すことが重要です。また、フラッシュフィルが予期しない結果を出力した場合には、手動で修正することが可能です。この柔軟性が、エクセルフラッシュフィルを非常に便利なツールにしています。

エクセルフラッシュフィルの基本的な使い方をマスターすることで、簡単なデータ整形はもちろん、より複雑なデータ処理作業も効率的に行うことができるようになります。この機能を活用して、日々の業務をよりスムーズに進めましょう。

エクセル「フラッシュフィル」の使い方

フラッシュフィルを使用するシナリオの設定

まずは、フラッシュフィルを使う典型的なシナリオから見てみましょう。

例えば、あなたは「姓」と「名」が一つのセルに入力されているリストを持っており、これを別々の列に分けたいと思っています。

完全な名前
山田太郎
佐藤花子
鈴木一郎

フラッシュフィルの実行

手順1:

新しい列を作成し、フラッシュフィルを使ってデータを分割したいところに、正しい形式で1つの例を手動で入力します。この場合、「姓」だけを新しい列に入力します。

完全な名前
山田太郎山田
佐藤花子
鈴木一郎

手順2:

入力した正しい例のセルを選択し、そのセルの右下隅にある小さな四角(フィルハンドル)をダブルクリックするか、「データ」タブの「フラッシュフィル」をクリックします。

または、キーボードショートカット「Ctrl + E」を使用することもできます。

手順3:

エクセルがパターンを認識し、残りのデータに対して自動的に同じ処理を適用します。

完全な名前
山田太郎山田
佐藤花子佐藤
鈴木一郎鈴木

結果の確認と調整

フラッシュフィル後は、必ず結果を確認し、エラーや不整合がないかをチェックしてください。誤っている場合は、手動で修正することができます。

最後に

このようにフラッシュフィルは、データ入力作業を大幅に簡略化し、効率化するための非常に便利な機能です。

しかし、フラッシュフィルが常に100%正確なわけではないため、結果は常に確認することが重要です。

また、フラッシュフィルは比較的単純なパターンやルールに基づくデータ整理に適しています。

より複雑なデータ処理が必要な場合は、エクセルの関数やマクロ、VBAの使用を検討してください。

VBAについては以下のサイトを参考にどうぞ。

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